Ghép và đối chiếu 2 file Excel không cần VLOOKUP: tìm dòng thiếu, dòng lệch, số tiền chênh
Tóm tắt nhanh
- VLOOKUP chỉ lấy dòng đầu tiên, dễ sai khi mã có khoảng trắng, chữ hoa/thường, và rất chậm với file lớn.
- Công cụ Ghép & đối chiếu nối 2 file theo một hoặc nhiều cặp cột (tên cột 2 file được phép khác nhau), có 7 kiểu ghép.
- Báo cáo tra soát cho biết từng dòng khớp, lệch giá trị hay chỉ có ở một file, kèm bảng đối chiếu tổng tiền.
Ghép & đối chiếu 2 file Excel dùng miễn phí, chạy ngay trên trình duyệt máy tính, dữ liệu không gửi lên máy chủ.
Dùng công cụ miễn phíXem giới thiệu & videoKhi nào cần ghép và đối chiếu 2 file?
| Việc | File A | File B |
|---|---|---|
| Kiểm tra đơn đã ghi sổ chưa | Báo cáo đơn hàng | Sổ chi tiết bán hàng |
| Đối chiếu hóa đơn | Bảng kê hóa đơn | Sổ chi tiết thuế GTGT, bảng kê trên phần mềm |
| Đối chiếu công nợ | Sổ công nợ 131/331 | Bảng đối chiếu của đối tác |
| Nhân sự – C&B | Danh sách nhân sự | Bảng chấm công, bảng lương, danh sách BHXH |
| Sự kiện | Danh sách đăng ký | Danh sách check-in, đã chuyển khoản |
| Kiểm tra file bị sửa | Bản cũ | Bản mới |
VLOOKUP khó ở đâu?
- Chỉ trả về dòng đầu tiên khi mã bị trùng; không cho biết dòng nào của file kia bị thừa.
- Báo #N/A vì khoảng trắng thừa, chữ hoa/thường, "KH-001" với "KH001", số dạng chữ.
- Muốn so nhiều cột (tiền hàng, thuế, tổng tiền) phải viết nhiều công thức, file trăm nghìn dòng chạy rất chậm.
Cách làm
- Thả 2 file (.xlsx, .xls, .csv) vào công cụ. Công cụ tự tìm dòng tiêu đề, bỏ dòng Cộng và chữ ký cuối bảng. Một mã có nhiều dòng (hóa đơn nhiều dòng hàng) thì dùng Gộp dòng theo khóa để cộng các cột tiền trước.
- Chọn cặp cột để nối dòng: bấm Gợi ý cặp đối chiếu – công cụ tìm các cặp có tên tiêu đề trùng hoặc dữ liệu khớp từ 80%. Bấm Kiểm tra dữ liệu để xem tỉ lệ khớp, ô trống, giá trị trùng.
- Chọn kiểu ghép (bảng dưới). Với Báo cáo tra soát, công cụ tự gợi ý các cặp cột cần so sánh như Tiền hàng ⇄ Doanh thu.
- Xem kết quả và tải Excel: lọc theo trạng thái, tìm kiếm, mở lại phần chọn cột đưa vào file ngay ở màn hình kết quả.
7 kiểu ghép
| Kiểu ghép | Dùng khi |
|---|---|
| Giữ đủ File A, lấy thêm thông tin từ File B | Gắn tên khách, đơn giá… từ danh mục vào đơn hàng (thay VLOOKUP) |
| Giữ đủ File B, lấy thêm thông tin từ File A | Như trên, theo chiều ngược lại |
| Chỉ lấy dòng có ở cả 2 file | Lọc phần trùng nhau |
| Gộp tất cả, không bỏ sót dòng nào | Gộp 2 danh sách thành 1 |
| Dòng có ở A nhưng B không có | Đơn chưa ghi sổ, nhân sự chưa chấm công |
| Dòng có ở B nhưng A không có | Khoản ghi sổ không có chứng từ gốc |
| Báo cáo tra soát toàn diện | So từng cột, biết dòng nào khớp, lệch, thiếu và lệch bao nhiêu |
Làm sạch khóa trước khi so khớp
- Bật sẵn: bỏ khoảng trắng thừa, không phân biệt hoa/thường, đồng nhất Unicode tiếng Việt, khớp ngày bỏ qua giờ.
- Tuỳ chọn nâng cao: chỉ giữ chữ và số ("KH-001" = "KH001", mã số thuế có gạch), bỏ dấu tiếng Việt (so họ tên), chuẩn hoá số điện thoại (0912…, +84…), cho phép số tiền lệch ± đồng hoặc ± %.
- Có 2 nhóm điều kiện: Thỏa mãn đồng thời (mọi cặp phải bằng nhau) và Thỏa mãn một trong (chỉ cần 1 cặp bằng nhau) – dùng một nhóm hoặc kết hợp cả hai.
Muốn thử trước? Ở trang đầu công cụ bấm Thử với dữ liệu mẫu: có sẵn bộ Đơn hàng ↔ Sổ chi tiết bán hàng và Đơn hàng ↔ Danh mục khách hàng (số liệu minh họa).
Ghép & đối chiếu 2 file Excel dùng miễn phí, chạy ngay trên trình duyệt máy tính, dữ liệu không gửi lên máy chủ.
Dùng công cụ miễn phíXem giới thiệu & videoCâu hỏi thường gặp
Công cụ khác gì so với dùng VLOOKUP?
Công cụ ghép theo một hoặc nhiều cặp cột cùng lúc, xử lý được khóa trùng (lấy dòng đầu, ghép 1–1 hoặc lấy đủ), báo cả dòng thiếu ở hai phía và so nhiều cột số tiền trong một lần chạy, không cần viết công thức.
File lớn có chạy được không?
Được. Khi thử, file 200.000 dòng được ghép trong vài giây ngay trên trình duyệt; tốc độ phụ thuộc cấu hình máy.
Tên cột ở 2 file khác nhau có sao không?
Không sao. Anh/chị chọn cặp cột tương ứng (VD Mã đơn hàng = Số đơn hàng), hoặc bấm Gợi ý cặp đối chiếu.
Dữ liệu có bị gửi lên mạng không?
Không. File được xử lý ngay trên máy của anh/chị.
Lần sau có phải chọn lại từ đầu không?
Không cần: bấm Lưu thiết lập để lưu ra file, lần sau Nạp thiết lập đã lưu là dùng lại.