Đối chiếu sao kê ngân hàng với sổ kế toán (TK 112) bằng Excel: tìm khoản lệch trong vài phút
Tóm tắt nhanh
- Dò sao kê với sổ TK 112 bằng VLOOKUP hay báo "không khớp" vì sao kê có giờ, tiền vào – ra nằm ở 2 cột, nhiều khoản trùng số tiền.
- Công cụ Ghép & đối chiếu ghép theo ngày + (tiền vào = Thu HOẶC tiền ra = Chi), chỉ ra dòng chỉ có ở sao kê, chỉ có ở sổ.
- Cảnh báo riêng khoản ghi sổ lệch ngày và 1 lệnh ngân hàng bằng tổng nhiều bút toán (VD nộp BHXH); file không rời máy.
Ghép & đối chiếu 2 file Excel dùng miễn phí, chạy ngay trên trình duyệt máy tính, dữ liệu không gửi lên máy chủ.
Dùng công cụ miễn phíXem giới thiệu & videoVì sao đối chiếu sao kê bằng VLOOKUP hay "không khớp"?
- Sao kê ghi cả giờ (25/09/2026 16:42:10), sổ kế toán chỉ có ngày (25/09/2026) – Excel coi là 2 giá trị khác nhau.
- Tiền vào, tiền ra nằm ở 2 cột (Số tiền gửi vào / Số tiền rút ra trên sao kê, Thu / Chi hoặc Phát sinh Nợ / Có trên sổ). Đặt cả hai cặp cùng lúc thì không dòng nào khớp.
- Nhiều khoản cùng số tiền, cùng ngày: VLOOKUP luôn lấy dòng đầu tiên, khoản thứ hai bị báo thiếu sai.
- Ngân hàng ghi 1 lệnh, kế toán tách nhiều bút toán: một lệnh nộp BHXH 20 triệu trên sao kê là 4 dòng BHXH, BHYT, BHTN, lãi chậm đóng trên sổ.
- Ghi sổ lệch ngày (tiền về buổi tối, hôm sau mới hạch toán) và phí chuyển khoản bị trừ thẳng vào số tiền.
Chuẩn bị 2 file
- File A – sao kê: xuất Excel (.xlsx, .xls) hoặc CSV từ internet banking cho kỳ cần đối chiếu.
- File B – sổ chi tiết TK 112 / sổ tiền gửi của đúng tài khoản đó, xuất từ phần mềm kế toán.
- Không cần xoá dòng tiêu đề, dòng "Số dư đầu kỳ", "Cộng", chữ ký: công cụ tự nhận và bỏ, có báo đã bỏ dòng nào.
Cách làm
- Mở công cụ, thả 2 file vào khung tải file (chọn cùng lúc: file thứ nhất là sao kê, file thứ hai là sổ). Thiếu file nào công cụ nhắc; chọn nhầm thì bấm Đổi chỗ File A ↔ File B.
- Bước 2 – nhóm "Thỏa mãn đồng thời các điều kiện": chọn
Ngày giao dịch = Ngày hạch toán. Tuỳ chọn Khớp ngày/tháng/năm, bỏ qua giờ đã bật sẵn. - Nhóm "Thỏa mãn một trong các điều kiện":
Số tiền gửi vào = ThuvàSố tiền rút ra = Chi(hoặc Phát sinh Nợ / Phát sinh Có). Bấm Gợi ý cặp đối chiếu để công cụ tìm cặp cột khớp. Công cụ tự chuyển sang Ghép 1–1 để 2 khoản cùng số tiền ghép với 2 dòng sổ khác nhau. - Có phí chuyển khoản? Mở Tuỳ chọn nâng cao, nhập số tiền được lệch (VD 20.000 đồng). Công cụ khớp chính xác hết trước, phần còn lại mới ghép theo dung sai và đánh dấu để anh/chị kiểm tra.
- Bước 3: chọn Báo cáo tra soát toàn diện, giữ bật cảnh báo lệch ngày (mặc định tối đa 3 ngày) và khớp tổng nhiều dòng, bấm Chạy. Bước 4 xem, lọc kết quả và tải Excel.
Đọc kết quả thế nào?
| Trạng thái | Ý nghĩa | Thường do |
|---|---|---|
| Khớp | Sao kê và sổ cùng ngày, cùng số tiền | – |
| Lệch giá trị | Ghép được nhờ dung sai, kèm số tiền chênh | Phí chuyển khoản, làm tròn |
| ⚠ Lệch ngày | Trùng số tiền, khác ngày trong số ngày cho phép | Tiền về buổi tối, hôm sau mới ghi sổ |
| ⚠ Khớp tổng | 1 dòng bằng tổng nhiều dòng cùng ngày ở file kia | 1 lệnh nộp BHXH, thuế được tách nhiều bút toán |
| Chỉ có ở A (sao kê) | Ngân hàng có, sổ chưa có | Phí, lãi ngân hàng chưa hạch toán |
| Chỉ có ở B (sổ) | Sổ có, sao kê chưa có | Khoản ghi sổ trước khi tiền về, ghi nhầm tài khoản |
Lệch ngày và khớp tổng chỉ là cảnh báo, công cụ không tự tính là khớp: các dòng này vẫn nằm trong Chỉ có ở A / Chỉ có ở B để kế toán xem và quyết định.
Mẹo để tháng sau làm nhanh hơn
- Bấm Lưu thiết lập ở bước kết quả. Tháng sau tải 2 file mới rồi bấm Nạp thiết lập đã lưu ở Bước 1: các cặp cột và tuỳ chọn tự áp dụng.
- Mỗi lần đối chiếu một tài khoản ngân hàng với sổ chi tiết của đúng tài khoản đó.
- File Excel tải về có sheet Tổng hợp và mỗi trạng thái một sheet, tô màu sẵn – dùng làm hồ sơ đối chiếu cuối kỳ.
Ghép & đối chiếu 2 file Excel dùng miễn phí, chạy ngay trên trình duyệt máy tính, dữ liệu không gửi lên máy chủ.
Dùng công cụ miễn phíXem giới thiệu & videoCâu hỏi thường gặp
File sao kê có bị gửi lên mạng không?
Không. Công cụ chạy ngay trên trình duyệt, file được đọc và xử lý trên máy của anh/chị, không tải lên máy chủ.
Sao kê có giờ, sổ chỉ có ngày thì có khớp được không?
Được. Tuỳ chọn "Khớp ngày/tháng/năm, bỏ qua giờ và định dạng ngày" bật sẵn; công cụ hiểu cả ô ngày Excel lẫn ngày dạng chữ như 03/08/2026, 2026-08-03.
Sổ của tôi dùng Phát sinh Nợ / Có thay vì Thu / Chi?
Chọn cặp tương ứng: Số tiền gửi vào = Phát sinh Nợ, Số tiền rút ra = Phát sinh Có, đặt ở nhóm "Thỏa mãn một trong các điều kiện".
Một ngày có nhiều khoản cùng số tiền thì sao?
Chọn "Ghép 1–1" ở mục Khi khóa bị trùng (công cụ tự chọn khi dùng nhóm một trong các điều kiện): mỗi dòng chỉ ghép một lần, theo thứ tự.
Công cụ có mất phí không?
Không, công cụ dùng miễn phí.